Оперативное руководство Структурным Подразделением

Оперативное руководство Структурным Подразделением.rar
Закачек 1150
Средняя скорость 6773 Kb/s

Оперативное руководство Структурным Подразделением

В зависимости от сферы деятельности подразделения, а также рамок ответственности руководителя, последний имеет право делегировать некоторые полномочия своим подчиненным. При этом должна соблюдаться строгая система отчетности и контроля. Итоговая ответственность за результаты работы лежит исключительно на руководителе.

  • подчинение должно быть централизованным, то есть каждый из работников должен быть подотчетным непосредственно руководителю данного структурного звена, который, в свою очередь, регулярно предоставляет отчетность генеральному директору;
  • работа подразделения должна быть гибкой, с возможностью быстро реагировать на любые изменения как внутри организации, так и во внешней среде;
  • работа каждой структурной единицы должна быть строго специализированной (то есть звено должно отвечать за определенную сферу деятельности);
  • нагрузка на одного руководителя не должна быть слишком большой (не более 20 человек, если речь идет о среднем звене);
  • независимо от своего функционального предназначения, подразделение должно всячески обеспечивать экономию финансовых ресурсов.

Структурное подразделение: определение, функции, руководство

Структурное подразделение организации — это ее основная рабочая ячейка, которая выполняет те или иные функции, регламентированные соответствующим положением. Стоит отметить, что такое структурное деление целесообразно только в рамках крупного предприятия, ведь в небольших фирмах полномочия могут быть распределены между отдельными работниками.

  • в начале периода руководитель осуществляет планирование, что закрепляется в соответствующих документах;
  • далее идет непрерывный мониторинг результатов работы, чтобы иметь возможность вовремя среагировать на отклонения;
  • в конце отчетного периода проводится проверка на соответствие результирующих показателей плановым.

Каскадирование целей и задач компании до уровня структурного подразделения. Стратегический и системный подход к управлению подразделением.

Структурное подразделение как центр формирования прибыли и учета затрат. Оценка экономической эффективности деятельности подразделения.

Эффективное управление структурным подразделением

Практикум: Развитие навыков управления по целям. Правильная постановка задач сотрудникам, эффективное делегирование, выбор методов контроля для различных управленческих ситуаций.

Что такое управление эффективностью работы (Performance management). Ключевые показатели эффективности (KPI) подразделения и сотрудников: обзоры, стандарты, качественные показатели.

      Рост численности персонала компании, углубление специализации и развитие функциональных отношений часто приводят к тому, что работа коллектива становится менее слаженной.
      Несогласованность действий административно независимых сотрудников вызывает несовпадение (как правило, непреднамеренное) действий по времени, содержанию, характеру и месту, что порождает различные противоречия и в результате становится источником межличностной борьбы, которая еще больше снижает управляемость предприятия.

Функции оперативного управления
Практика показывает, что корректная специализация функций оперативного руководства на предприятиях или в крупных подразделениях заметно снижает дефекты структурно-функциональной неупорядоченности и повышает управляемость и организованность внутрифирменной деятельности.
Итак, в отличие от административного руководства, осуществляемого через иерархическую ступенчатую вертикаль, подсистема оперативного управления регулирует сквозные межфункциональные процессы, контролируя их по ключевым показателям (объемы, время, состояние и т. п.) на стыке подразделений или даже рабочих мест (последнее особенно характерно для больших офисов — см. рис. 2). В этом случае процесс функционирования рассматривается как единый горизонтальный поток ресурсов и работ от входа в систему до выхода на результирующие целевые показатели.
Регулирующая деятельность оперативного управления не должна влиять на функциональные полномочия тех сотрудников, которые определяют технологические и технические особенности выполнения работ. То есть в задачи оперативного управления не входит ответ на вопрос, как надо сделать. Оперативный руководитель не занимается также администрированием. Он, например, не может дать команду принять продукцию из одного цеха и передать ее в другой, если специалист по техническому контролю признал этот продукт некачественным. Однако оперативный руководитель определяет, что, где и когда, т. е. время подачи вида продукции в пункт технического контроля и сроки, в которые контролер ОТК должен выполнить свою работу.
Также менеджер по оперативному управлению не может наказать сотрудника за отсутствие на рабочем месте: это обязанность административного руководителя — мастера или начальника цеха. Но менеджер вправе потребовать, чтобы начальник цеха или мастер предоставили ему информацию о срыве плановых работ, направить свое заключение в отдел управления персоналом и проконтролировать введение соответствующего приказа в действие.
Функция оперативного управления определяет место и время соединения всех видов ресурсов (включая функциональный потенциал работников) на главных направлениях основной (производственной) деятельности и обслуживающих ее видах работ.
Оперативные руководители ведут мониторинг состояния процессов и результатов, а также готовят отчеты о состоянии контролируемых объектов (компании, цеха) в течение коротких промежутков времени (ежедневно, еженедельно). Информация в структурированном, удобном для восприятия виде передается лицам, принимающим решения. Их директивы вносятся в оперативный план в виде сведений о наименованиях, последовательности и сроках проведения работ, а также исполнителях — подразделениях и работниках.
В целом прерогативой службы оперативного управления являются:

  • контроль состояния подведомственных процессов, включая работу над информацией, документами и документооборотом;
  • составление оперативного плана работ, согласующего деятельность подразделений или сотрудников;
  • доведение плановых заданий до исполнителей;
  • текущее регулирование (перераспределение, координация) работ в случае отклонений от плана, возникновения проблемных ситуаций или появления новых директив руководства;
  • регистрация проблемных ситуаций и отклонений, трансляция информации о них руководству и в соответствующие подразделения;
  • формальный учет результатов деятельности;
  • подготовка ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетов для аналитических подразделений и руководства.

Процессное управление: структура и функции

Проблемы процессного управления
Оперативная деятельность по управлению компанией начинается с первого дня ее основания. Другое дело, что она не всегда отделяется от вопросов функционального и административного руководства. К тому же на ранних этапах развития предприятия это и не нужно. Потребность в отделении оперативного управления от других видов руководства обнаруживается по мере интенсификации потоков работ и информации, когда пропускная способность линейных менеджеров исчерпывается.
Вместе с тем попытки специализации функций оперативного управления не всегда приводят к успеху.
К типичным ошибкам, допускаемым в этих случаях, можно отнести следующие:

  • нечетко прописаны технология оперативного управления и полномочия оперативных, административных и функциональных руководителей;
  • полномочия оперативных органов управления игнорируются административными или функциональными руководителями, а высшее начальство не вмешивается;
  • объем функций превышает возможности менеджеров по оперативному управлению.

Во всех этих случаях система стремится вернуться в исходное положение, когда начальники вместо выполнения обозначенных в должностных инструкциях функциональных и административных обязанностей снова начинают руководить текущей деятельностью подчиненных. Тем временем менеджеры по оперативному управлению превращаются в «мальчиков на побегушках», счетоводов и т. д., номинально оставаясь оперативными руководителями. Все возвращается на «круги своя». И самое грустное, что всеобщая увлеченность сиюминутными проблемами и делами не оставляет времени на системное осмысление происходящего и выработку стратегических решений.
Культура разделения управленческого труда в сочетании с эффективной кооперацией, воплощаемой в матричной форме организации, не получила широкого распространения в России. Однако суровая действительность рыночных отношений заставляет критически переосмысливать это родное, до мозга костей въевшееся понятие вертикали власти.
Потребность в формировании системы оперативного управления возникает, когда исчерпываются резервы линейной функциональной организации и руководство компании окончательно запутывается в хитросплетениях служебных противоречий и межличностной борьбы.

Оперативное и процессное управление
Непосредственное регулирование деятельности работников в пределах отдельных операций и процедур, осуществляемое в реальном режиме времени, называется оперативным или процессным управлением.
Разницы между понятиями оперативное и процессное управление почти нет. Процессное управление занимается регулированием действий на всем протяжении контролируемой цепочки операций с целью получения конечного результата к заданному времени. В этом смысле синонимом процессного управления является словосочетание целеориентированное оперативное управление.
Оперативное управление — это более широкое понятие, включающее в себя процессное управление как частный случай. Оперативное управление распространяется на отдельные действия и их результаты.
Форма оперативного управления называется децентрализованной, если его субъектами являются разные функциональные и административные руководители.
Эффективность одновременного воздействия множества субъектов управления на отдельные части единого функционального механизма невелика, поскольку трудно преодолеть различия в подходах, компетенции, интересах и, самое главное, согласовать импульсы процессной деятельности во времени. Это привело к появлению на предприятиях специалистов особой профессии — менеджеров по оперативному управлению.
К этой категории работников относятся исполнительные директора, ответственные секретари, диспетчеры, управляющие, офис-менеджеры, распорядители, метрдотели, администраторы. Главным смыслом их работы является регулирование текущей деятельности подведомственных объектов (предприятий, подразделений). Под текущей деятельностью мы понимаем решение вопросов в режиме реального времени. То есть, как теперь принято говорить, «здесь и сейчас».


Статьи по теме