Инструкция по Приему Иностранных Делегаций на Предприятии

Инструкция по Приему Иностранных Делегаций на Предприятии.rar
Закачек 2014
Средняя скорость 9664 Kb/s

Инструкция по Приему Иностранных Делегаций на Предприятии

Выбирая помещение для переговоров, необходимо обратить внимание на его чистоту, достаточность освещения и отсутствие шумов. Стол для переговоров должен быть соответствующей конфигурации (круглый, квадратный, прямоугольный) и размера.

В ходе переговоров обычно предусматриваются кофе-паузы. Поэтому стоит оборудовать в помещении рядом с переговорной комнатой небольшой буфет. В самой переговорной комнате на столе необходимо заранее поставить бутылки с минеральной и питьевой водой и стаканы.

Инструкция по Приему Иностранных Делегаций на Предприятии

В практике делового общения принято преподносить партнерам памятные сувениры или делать подарки. Цель подарка в деловой жизни — продемонстрировать свои добрые намерения.

Уточнить заранее (за 2-3 месяца) дату и время прибытия, место встречи, продолжительность пребывания, язык переговоров, количество переводчиков, которое необходимо для обслуживания переговоров, и, разумеется, количество и состав участников. За 2 — 3 дня до прибытия делегации все эти моменты еще раз уточняются по факсу или электронной почте.

Четкое распределение обязанностей в работе с делегацией среди сотрудников принимающей организации позволит избежать излишней нервозности в ходе всего визита, так как руководитель будет знать, кто конкретно отвечает за тот или иной пункт программы. Программы для гостей и принимающей стороны разрабатываются на все дни визита. Составляется также план проводов.

При подготовке официальных приемов или приема представителей иностранной компании необходимо учитывать ряд тонкостей, особенностей и нюансов, чтобы продемонстрировать представителям другой стороны степень уважения, признания статуса, а также лучшие качества своей компании.

Инструкция по Приему Иностранных Делегаций на Предприятии

Деловое общение с представителями других государств требует особого внимания к вопросам протокола и этикета, неукоснительного соблюдения общепринятых правил и норм. Соблюдение правил делового протокола повышает эффективность контактов и при общении с деловыми партнерами внутри страны.

Необходимо составить и утвердить не одну, а сразу две программы. Одну — для руководства, гостей из-за рубежа и отчетности. Готовится она на двух языках (русском или белорусском и языке приехавших) и вручается всем членам делегации сразу же после их прибытия. Особым шиком считается изготовление «гостевого» варианта программы на высококачественной бумаге типографским способом. Второй вариант программы является рабочим документом для организаторов приема иностранной делегации, который будут использовать все работники организации, так или иначе задействованные в мероприятиях программы.

17. Лицо, ответственное за предоставление отчета, памятной записки, протокола совещания ______________________________________________________________

13.1. составление (по согласованию с Управлением международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями, Управлением кадровой политики и защиты государственной тайны, Управлением финансово-хозяйственной деятельности) и представление на утверждение руководству Федеральной службы заявок на прием иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан (с комплектом соответствующих документов) не позднее, чем за 10 рабочих дней до планируемой встречи, а также передача в Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями указанных заявок с соответствующим комплектом документов, после их утверждения;

Инструкция по Приему Иностранных Делегаций на Предприятии

Ответственное подразделение готовит по итогам приема необходимые материалы для включения в соответствующий квартальный (годовой) отчет о работе подразделения. Кроме того, ответственное подразделение разрабатывает предложения об использовании результатов проведенного мероприятия в деятельности Федеральной службы, а также, по согласованию с руководством Федеральной службы, — в деятельности других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

8.6. координация и контроль подготовки документов, необходимых для организации приема иностранной делегации (отдельных иностранных граждан);


Статьи по теме